Bij het organiseren van een geslaagd evenement komt behoorlijk wat kijken. Weken, zo niet maanden van tevoren is een team bezig alles tot in de puntjes te regelen. Ook op de dag zelf zijn er draaiboeken en moeten onverwachte situaties worden opgelost. Het succes van je evenement hangt af van de aandacht voor detail en de inspanningen die je erin steekt. Een essentieel element dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de verslaglegging. Zonde, als je bedenkt hoeveel tijd en geld er doorgaans in een evenement geïnvesteerd wordt. Door een tekstschrijver in te huren om verslag te doen, beschik je na afloop over waardevolle content om op allerlei manieren en over een langere periode in te zetten.
Ieder z’n vak!
Een tekstschrijver is getraind in het maken van professionele en goed geschreven teksten. Wij leggen de belangrijkste momenten, speeches en discussies vast op een manier die boeiend en informatief is. Of het een artikel is naar aanleiding van een specifieke sessie of een sfeerverslag van een hele dag, wij vertellen het relevante verhaal. Zo doen wij voor onze klant Esri verslag van hun jaarlijkse congres. We wonen met een aantal schrijvers meerdere sessies bij en werken die daarna uit tot onder andere klantverhalen voor hun website en online magazine.
Meer dan feiten
In het geval van een congres worden over het algemeen de presentaties van de sprekers na afloop gedeeld. Nuttig, maar zo’n presentatie is (als het goed is) ter ondersteuning van hun verhaal op het podium. Een tekstschrijver in de zaal hoort en ziet het totaalplaatje, ervaart de interactie en voelt de sfeer. Een goede quote, interessante anekdotes, die kunnen het verschil maken tussen een droge feitelijke tekst en een aantrekkelijk artikel.
Waardevolle content
De teksten die wij maken naar aanleiding van het evenement, kunnen gebruikt worden voor diverse doeleinden, als case op je website, in nieuwsbrieven of als naslagwerk voor deelnemers. Of als content om je merk te promoten op sociale media, blogs en campagnes. Citaten, samenvattingen en meer uitgebreide verslagen van het evenement zijn te gebruiken voor communicatie naar (potentiële) klanten en stakeholders, bijvoorbeeld in een jaarverslag. Maar natuurlijk ook naar eigen medewerkers, op intranet en in het personeelsmagazine.
Een frisse blik
Soms is het moeilijk om objectief te blijven wanneer je zo diep in de organisatie van een evenement zit. Als tekstschrijver beschikken we, zelfs als we al jaren voor een klant werken, over een frisse blik. Een iets andere invalshoek kan jou verrassende nieuwe inzichten bieden. We kunnen belangrijke momenten benadrukken die je misschien over het hoofd hebt gezien, en eventueel helpen bij de evaluatie van je evenement.
Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Esther Schuhmacher
14 september 2023