Er gaat een zucht van verlichting door de organisatie: het jaarverslag is klaar. Je kunt overgaan tot de orde van de dag. Is het verschijnen echt de laatste stap in de productie van het jaarverslag? Vergeet niet om te evalueren.
Hoe is het proces verlopen, waar is het nodig om bij te sturen en wat vindt de organisatie van het verslag? Dit soort vragen kunnen aan bod komen tijdens de evaluatie van het jaarverslag. Vind je dat spannend? Wil je liever niemand voor het hoofd stoten? Of ben je bang voor negatieve kritiek? Dat kan. Toch kun je veel leren van het commentaar dat je krijgt.
Breng verbeterpunten helder in kaart
Evalueer in ieder geval met het jaarverslagteam. Wees kritisch op de prestaties en breng verbeterpunten in kaart. Is er sprake van een stuurgroep die vanuit de organisatie toezicht houdt op het team? Vraag de leden van deze groep ook naar hun mening. Geen stuurgroep? Dan kun je een representatieve groep mensen uit de organisatie benaderen voor feedback.
De mening van externe stakeholders, zoals aandeelhouders, doet er ook toe. Voer je periodiek een klantonderzoek uit? Vraag ze dan gelijk om je jaarverslag te lezen en hun bevindingen met je te delen. Voeg deze evaluatie ook toe aan je plannen voor het volgende jaarverslag.
Bekijk ook evaluaties van eerdere jaren. Heb je de opgaande lijn te pakken en zijn de meest recente verbeterpunten zichtbaar in het laatste jaarverslag? Wacht trouwens niet te lang met evalueren. Doe dat het liefst binnen twee weken na het verschijnen ervan.
Weet jij hoe je effectief evalueert?
Benieuwd naar een voorbeeld van een evaluatie? Binnenkort publiceren we een aantal richtlijnen op dit blog.
Geert Struiksma
21 mei 2021