Waarom en hoe maak je een briefing?

Het maken van een duidelijke briefing voor het schrijven van teksten is vaak het ondergeschoven kindje bij de productie van artikelen, webteksten, vertalingen of ander tekstwerk. ‘Er is haast’, ‘je begrijpt het wel’, ‘net zoiets als de vorige keer’, … Te weinig tijd nemen om de schrijver adequaat te briefen, is echter penny wise, pound foulish, zoals onze Engelse collega’s zeggen. Want die tijd win je terug in kwaliteit en minder nabehandeling.

Waarom een briefing?

Als bureaumanager zie ik bijna dagelijks doordachte tekstopdrachten binnenkomen en verzoeken die ‘over de heg gegooid’ worden. Begrijp me goed: wij snappen dat er soms haast is en wij helpen graag. Als het nodig is, zetten we alles opzij om toch die krappe deadline te halen. Maar éven de tijd nemen om goed vast te leggen wat je wilt, is goud waard voor het verdere proces en voor het eindproduct. Juist als er tijddruk is. Hoe meer achtergrondinfo wij hebben, hoe gerichter wij met onze teksten kunnen schieten. En meedenken en adviseren.

Hoe dan?

Al jaren hanteren wij een overzichtelijk briefingformulier dat in vijf minuten ingevuld kan worden en dat ons de belangrijkste context geeft voor de tekst die wij gaan schrijven. Veel opdrachtgevers vullen dat zelf in bij nieuwe opdrachten, soms pakken wij de telefoon, stellen de juiste vragen en vullen het zelf even in.

Maak je zelf een briefing? Denk dan in ieder geval aan de volgende drie aspecten:

Middel

Wat voor soort tekst gaan we schrijven? Is het een commerciële brochure, een persbericht over een precair onderwerp, een innovatieve webtekst, een diepgravend artikel voor kenners,…. Geef ook aan waar/hoe de tekst gepubliceerd wordt en welke lengte je verwacht. En geef als het kan voorbeelden mee van soortgelijke teksten die jou bevallen. Of juist niet en waarom dan.

Inhoud

Wat is de hoofdboodschap? Wat moet in ieder geval aan bod komen? Als we de lezer moeten overtuigen, welke argumenten zijn dan het sterkst? Als we de lezer moeten informeren, wat weet hij/zij al wel en waar zit het belangrijkste nieuws in? Geef achtergrondinformatie, context, aandachtspunten, gevoeligheden, voorkeuren, alles wat je te binnen schiet. Dat mag in een ruwe vorm. Alle informatie ons houvast.

Proces

Beschrijf ook bij wie we werkenderwijs alsnog eventuele vragen kunnen stellen, wie de tekst beoordeelt (wordt een interview bijvoorbeeld eerst door de geïnterviewde geaccordeerd of leveren wij eerst aan de opdrachtgever?), wie feedback geeft en wat de deadline is.

Wij zeggen altijd: hoe meer informatie, hoe beter. Wij hebben ervaring met complexe vraagstukken en zijn gewend om snel informatie op te nemen en hoofd- en bijzaken te scheiden. En bedenk vooral: jij bent thuis in jouw wereld, maar wat voor jou heel logisch en bekend is, is dat voor een ander nog niet. Benoem dus ook de meest basale zaken. Een goede briefing is het halve werk.

Heb jij een schrijfopdracht voor ons?

Heb jij een schrijfopdracht voor ons? En/of wil je meer weten over briefings, hoe je ze ontwikkelt en hoe je ermee werkt? Neem contact met ons op.

Petra Meiboom

3 september 2021