Krijg je in je organisatie volop medewerking bij het maken van het jaarverslag? Weet iedereen wat je doet en kennen ze de waarde van dit belangrijke document? Of denk je soms dat het je werk makkelijker zou maken als het jaarverslag populairder was?
De praktijk wijst uit dat het eenvoudiger is een jaarverslag te maken als het breed wordt gedragen. Als iedereen achter een project staat, kan het eigenlijk alleen maar een succes worden. Hoe bereik je dat? Het maken van een jaarverslag is complex, vraagt veel van je uithoudingsvermogen en legt een groot beslag op veel mensen binnen de organisatie.
Ambassadeurs zijn belangrijk
Het is verstandig om voor aanvang van het productieproces gesprekken te voeren met de belangrijkste stakeholders en informatieverstrekkers in de organisatie. Je wilt dat zij ambassadeurs van je verslag worden. Leg ze daarom uit wat je doet, waarom de samenwerking zo belangrijk is en hoe ze het jaarverslag kunnen inzetten om doelen te halen. Vraag ze ook welke onderwerpen ze belangrijk vinden en maak heldere afspraken over het aanleveren van informatie.
Dankzij deze ambassadeurs beschik je sneller over informatie en is het eenvoudiger de planning te halen. Zorg ervoor dat je de informatievragen bundelt, zodat je niet keer op keer dezelfde persoon naar de juiste input laat zoeken. Zij zijn gewoon bezig met hun eigen werk.
Waardevolle samenwerking
Je zult zien dat het met behulp van deze ambassadeurs een stuk eenvoudiger en leuker wordt om een jaarverslag te maken. Vergeet ze niet te bedanken voor de waardevolle samenwerking na de publicatie van het jaarverslag. Je wilt komend jaar namelijk weer graag gebruikmaken van hun kennis. Betrek ze ook nadrukkelijk bij de evaluatie van het jaarverslag. Dat zorgt voor nog meer betrokkenheid.
Wordt jullie jaarverslag breed gedragen?
Wil je meer weten over de rol van het jaarverslag in jouw organisatie? Wij schrijven jaarlijks tientallen jaarverslagen. Neem contact met ons op om hier verder over te praten.
Geert Struiksma
30 juli 2021