Hoe betrouwbaar is niet-financiële informatie in het jaarverslag?

Het is natuurlijk heel verleidelijk om te melden: “wij zijn de grootste”, “hebben de beste mensen” of “zijn de meest innovatieve organisatie in onze branche”. Maar het juiste evenwicht tussen een marketingverhaal en geloofwaardige feiten in het jaarverslag is dan een lastig vraagstuk. Om de juistheid van niet-financiële informatie in het jaarverslag te garanderen, kiezen steeds meer organisaties voor ‘assurance’ van de controlerende accountant.

Als je voor assurance kiest heb je twee opties: een beperkte mate van zekerheid of een redelijke mate van zekerheid. Bij een beperkte mate van zekerheid is het oordeel van de accountant een conclusie. Bij een redelijke mate van zekerheid beoordeelt de accountant de doelstellingen en prestaties om tot een oordeel te komen. In beide gevallen is het belangrijk om alle tekstclaims in het verslag van bronnen te voorzien. Je kunt dus niet zomaar schrijven dat jouw organisatie koploper is in duurzaamheid of dat je de grootste haven de Europa bent. Dit moet je onderbouwen met onomstotelijke feiten.

Zoeken naar een praktische oplossing

In de praktijk betekent dit dat je aan tekstclaims betrouwbare bronnen moet koppelen. Organisaties ervaren dit in de praktijk als een ingewikkeld proces. Het is al een hele toer om de tekstclaims te selecteren, de juiste bronnen te vinden en de betrouwbaarheid ervan te beoordelen. Bovendien moet je de bronnen voor alle betrokkenen overzichtelijk registeren. Gelukkig is hiervoor een praktische oplossing.

Bronnenregistratiesysteem

Tekstschrijvers bedacht voor een klant die voor ‘assurance’ koos, een op Excel gebaseerd bronnenregistratiesysteem. Dit werkten we samen met de klant verder uit. In het systeem staan de tekstclaims, de onderliggende bronnen en de link naar de desbetreffende bronnen. Dit systeem wordt gebruikt door de schrijvers, de mensen die de interne controle doen (vaak de interne audit- of accountantsdienst) en de externe accountant. Deze ‘brede’ controle zorgt ervoor dat het vaststellen van de betrouwbaarheid van niet-financiële informatie van het jaarverslag voor alle betrokken partijen soepel verloopt. Daarnaast levert het bronnenregistratiesysteem belangrijke tijdwinst op.