Een logische structuur voor jaarverslagen

De laatste jaren zien wij opdrachtgevers worstelen met de inhoudsopgave van hun jaarverslag.

Bij de traditionele onderdelen (wie zijn we – wat is ons beleid/strategie/doel – wat hebben we afgelopen jaar gedaan – wat waren de resultaten) , worden jaar na jaar meer onderdelen en hoofdstukken toegevoegd. Dat begon met MVO en inmiddels is dat stakeholderanalyse, materialiteitsmatrix, governance, risicomanagement en zo nog tal van onderwerpen die door GRI, IIRC of andere normen gevraagd en verplicht worden.

Voor je het weet is de verhouding tussen al die verschillende hoofdstukken en onderdelen zoek. En raak je je lezers kwijt. Omdat we deze discussie bij vele opdrachtgevers zagen terugkomen, geven we hier een basisstructuur in blokken. Om logica en verband aan te brengen in je verslag. Natuurlijk is het geen vast stramien; per organisatie kun je het verfijnen tot jouw gewenste hoofdstukkenplan. Doe er je voordeel mee:

  • Blok Profiel
    Wie zijn we en waar staan we voor? Een korte schets van profiel en positionering van de organisatie. Inclusief voorwoord, het bestuur en kengetallen. En inclusief missie en visie. Dit blok verandert jaar na jaar niet veel.
  • Blok Omgeving
    Vanuit je missie en visie ga je om je heen kijken. Hier is plek voor trends in de markt, stakeholderanalyse, materialiteitsmatrix en SDG’s.
  • Blok Strategie
    Met je eigen missie (interne oriëntatie) en wat je om je heen hoort en ziet (externe oriëntatie) stel je een strategie op. ‘Als ik dit wil en dat om mij heen zie, dan moeten we het zo en zo doen om onze doelen te bereiken’.
  • Blok Output
    Vervolgens ga je terugblikken op het jaar (het feitelijke ‘jaarverslag’): wat hebben we allemaal gedaan en wat heeft dat voor resultaten gehad?
  • Blok Outcome
    Vervolgens ga je die resultaten relateren aan de verderliggende doelen (SDG’s bijvoorbeeld). Wat hebben we hiermee nu voor de wereld betekend? Hier hoort ook het waardecreatiemodel.
  • Blok Borging
    Ten slotte verantwoord je hoe je dat alles georganiseerd en geborgd hebt. Daarbij horen het verslag van de RvC, governance en risicomanagement.

De oplettende lezer heeft het waardecreatiemodel ontdekt in deze opbouw en dat is geen toeval. Het waardecreatiemodel wordt steeds meer de kern van verslaglegging. Het geeft in één overzicht weer waar je voor staat en waar je voor gaat. Daarover een andere keer meer.

Een schema is er nooit om star aan vast te houden. Voel je vrij om het anders te doen. Maar onze ervaring is, dat deze indeling wel tot interessante interne discussies kan leiden. Is het wel zo dat je eerst je omgeving gaat analyseren voordat je een strategie ontwerpt? Houd je echt wel rekening met de uitkomsten van een materialiteitsanalyse of lag je koers al vast? En hoe ver wil je gaan in het zichtbaar en meetbaar maken van je outcome? Kijk, daar gaat het nu echt om: de inhoud. Jouw authentieke verhaal.

Rob Vullings

29 april 2021

Meer weten? Doorpraten? Gewoon eens brainstormen?
Daar zijn wij altijd voor in! Bel, app of mail ons!