Omgevingsvisies, adviesrapporten, onderzoeksrapporten, beleidsnota’s, validatierapporten, memo’s. Voor ons geen saaie kost. Integendeel: het is elke keer weer interessant om ze zo boeiend mogelijk te schrijven.
Geen nota, rapportage of memo is hetzelfde. Wat is het doel en voor wie zijn ze bedoeld? Hoe zorgen we voor een coherente, diepgaande en aantrekkelijke tekst die de lezer informeert en overtuigt? De antwoorden zijn iedere keer anders. De constante is wat je van ons verwacht: heldere teksten.
Het begint met een net zo glasheldere briefing. Vaak komt die samen met ons tot stand, soms in een brainstormsessie. De opdrachtgever geeft aan wat de bedoeling is. Wij vragen door totdat hoofdvraag en doel van nota, rapport of memo strak geformuleerd zijn. Afhankelijk daarvan doen we suggesties over tekstopbouw, formuleringen, argumentatie, conclusies, onderbouwing en taalgebruik.
Oog voor de context
Waar nodig wijzen we op actualiteit, gevoeligheden en verwachtingen van stakeholders. Meer dan de helft van ons werk doen wij voor ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen en woningcorporaties. Wij kennen de ambtelijke wereld en weten hoe onderzoeks- en adviesrapporten tot stand komen. En hoe ze goed leesbaar te maken.
Een rapport, nota of memo heeft als doel te informeren, adviseren, overtuigen en soms ook te beïnvloeden. Bijna altijd is ons advies: vertel de lezer meteen wat hij wil weten of wat jouw boodschap is. De lezers hebben weinig tijd om het hele rapport door te werken. Zij willen snel weten wat de hoofdboodschap is.
In piramide schrijven
Een manier om de lezer direct jouw kernboodschap mee te geven is om in piramide te schrijven. Het rapport, de nota of memo begint met de kernboodschap. Dat is de top van de piramide. Vervolgens werken we de kernboodschap in de rest van de tekst uit. Hoe verder naar beneden in de tekst, hoe minder essentieel de informatie. Zo scheiden we hoofd- van bijzaken.
Welke tekstopbouw we ook kiezen, bij langere rapporten en nota’s beginnen we bijna altijd met een managementsamenvatting. Daarin beschrijven we kort de aanleiding, het doel, de werkwijze, de conclusies en de aanbevelingen. Ons taalgebruik passen we aan aan jouw organisatie en lezers, zonder in te leveren op kernachtige en zakelijke formuleringen.
Neem contact op
Heeft jouw organisatie behoefte aan kraakheldere rapporten? Wij nemen je het werk graag uit handen. Met aandacht voor politieke gevoeligheden en kennis van publiekscommunicatie schrijven of vereenvoudigen wij rapporten en beleidsstukken. Dat doen we soms als eindredacteur, soms als adviseur bij het schrijfproces en soms als coach van auteurs. Wil jij eens praten over verbetering van jouw proces en eindproduct? Neem dan contact met ons op!
Bob Gaster
18 juni 2021