Een logische structuur voor jaarverslagen

De laatste jaren zien wij opdrachtgevers worstelen met de inhoudsopgave van hun jaarverslag.

Aan de traditionele onderdelen worden jaar na jaar meer onderdelen en hoofdstukken toegevoegd. Dat begon met MVO. Inmiddels geldt dat ook voor de stakeholderanalyse, materialiteitsmatrix, governance, risicomanagement en zo nog tal van onderwerpen die door GRI, IIRC of andere normen gevraagd en verplicht worden.

Voor je het weet is de verhouding tussen al die verschillende hoofdstukken en onderdelen zoek. En raak je je lezers kwijt. Omdat we deze discussie bij vele opdrachtgevers zagen terugkomen, hebben we een basisstructuur in blokken ontworpen. Daarmee breng je logica en verband aan in je verslag. Het is geen vast stramien: per organisatie kun je het verfijnen tot jouw gewenste hoofdstukkenplan. Doe er je voordeel mee:

• Blok Profiel
  Wie zijn we en waar staan we voor? Een korte schets van profiel en positionering van de organisatie. Inclusief voorwoord, het bestuur en kerngetallen. En inclusief missie en visie. Dit blok verandert jaar na jaar niet veel.
• Blok Omgeving
  Vanuit je missie en visie ga je om je heen kijken. Hier is plek voor trends in de markt, stakeholderanalyse, materialiteitsmatrix en SDG’s.
• Blok Strategie
  Vanuit je eigen missie en wat je om je heen hoort en ziet, stel je een strategie op. ‘Als ik dit wil en dat om mij heen zie, dan moeten we het zo en zo doen om onze doelen te bereiken.’
• Blok Output
  Vervolgens blik je terug op het jaar. Dat is het feitelijke jaarverslag: wat hebben we allemaal gedaan en wat heeft dat voor resultaten gehad?
• Blok Outcome
  Vervolgens ga je die resultaten relateren aan de verderliggende doelen (SDG’s bijvoorbeeld). Wat hebben we hiermee nu voor de wereld betekend? Hier hoort ook het waardecreatiemodel.
• Blok Borging
  Ten slotte verantwoord je hoe je dat alles georganiseerd en geborgd hebt. Daarbij horen het verslag van de RvC, governance en risicomanagement.

De oplettende lezer heeft het waardecreatiemodel ontdekt in deze opbouw en dat is geen toeval. Het waardecreatiemodel wordt steeds meer de kern van verslaglegging. Het geeft in één overzicht weer waar je voor staat en waar je voor gaat. Daarover een andere keer meer.

Een schema is er nooit om star aan vast te houden. Voel je vrij om het anders te doen. Maar onze ervaring is dat deze indeling wel tot interessante interne discussies kan leiden. Is het wel zo dat je eerst je omgeving gaat analyseren voordat je een strategie ontwerpt? Houd je echt wel rekening met de uitkomsten van een materialiteitsanalyse of lag je koers al vast? En hoe ver wil je gaan in het zichtbaar en meetbaar maken van je outcome? Kijk, daar gaat het nu echt om: de inhoud. Jouw authentieke verhaal.