Saai, droog en taai. Zomaar drie termen waarmee mensen een gemiddeld beleidsrapport omschrijven. Kennelijk lijdt het rapport als tekstgenre aan een imagoprobleem.

Over het algemeen staat buiten kijf hoe belangrijk het is dat organisaties over hun bedrijfsvoering rapporteren. Dat blijkt wel uit het aantal eisen waaraan zakelijke verslaglegging moet voldoen. Hoe transparanter organisaties over zichzelf schrijven, des te hoger ze scoren. Tegelijkertijd heerst het beeld dat geen normaal mens uit zichzelf een rapport openslaat. Rapporten hebben de naam stoffig en langdradig te zijn. Dat is geen uitnodigend imago – zeker niet in een tijd waarin vlotte, flitsende informatie in overvloed beschikbaar is.

Het kan ook anders

De afgelopen jaren zijn veel organisaties gaan inzien hoe waardevol overtuigende en aantrekkelijke rapportage kan zijn. Sommige ervan grijpen de vaste rapportagemomenten zelfs aan om zichzelf te profileren, bijvoorbeeld tijdens de presentatie van het jaarverslag of de kwartaalcijfers. Ze volstaan niet langer met een droge beschrijving van de feiten, maar gaan ook in op achtergronden, strategische overwegingen en onverwachte gebeurtenissen. Ook voorzien ze de tekst van beeld en casuïstiek om de boodschap krachtiger over te brengen. Wij zien dit als een positieve ontwikkeling.

Het doel van een beleidsrapport

Een gemeente informeert burgers over het meerjarenplan. Een adviescommissie beschrijft haar bevindingen over de ideale bestemming van een stuk grond. Een lokale stichting laat de interne communicatie evalueren door een team van onderzoekers. Het zijn slechts drie voorbeelden van processen die in een beleidsrapport kunnen resulteren. Een beleidsrapport kan verschillende doelen dienen. Soms is het vooral belangrijk om de lezers op de hoogte te brengen. In andere gevallen moeten de lezers eerder overtuigd raken van de aanbevelingen die de rapporteurs doen.

Aantrekkelijk rapporteren

Wat het doel van het beleidsrapport ook is: het is cruciaal dat lezers snel weten waar de tekst over gaat, de rode draad kunnen volgen en geboeid blijven door de inhoud. Daarnaast wil je als rapporteur dat lezers je boodschap snappen en overtuigd raken van wat je schrijft. Ook de uitstraling van je beleidsrapport doet ertoe. Dat geldt voor de schrijfstijl, het taalgebruik en de vormgeving. Wij hebben de uitdagingen op een rij gezet waar je mee te maken krijgt als je zelf een rapport wilt schrijven.

Wij schrijven jouw beleidsrapport

Bureau Tekstschrijvers heeft de kennis om helder, aantrekkelijk en overtuigend te rapporteren over de werkzaamheden van je organisatie. Wij helpen je graag je beleidsrapporten te schrijven.