Hoppenbrouwers jaarverslag 2024
Structureren, schrijven en eindredactie
Hoppenbrouwers bestaat al 106 jaar, maar heeft de blik op de toekomst. Als familiebedrijf met negentien vestigingen verspreid over heel Nederland, ontwerpen, installeren en onderhouden zij technische installaties voor mens en maatschappij. Ze realiseren renovatie- en onderhoudsprojecten, projecten gericht op duurzame energieopwekking en energiemanagement, slimme implementaties van gebouwtechnologie en geïntegreerde automatiseringssystemen. Om juist met techniek een samenleving te helpen creëren, waar iedereen de beschikking heeft over de essentiële zaken die het leven waard maken. Want, zo zeggen zij: “Techniek ís leven”.
Voor het jaarverslag over 2024 zocht de organisatie een nieuwe samenwerkingspartner. Ze wilden een duidelijke stap zetten om het verslag te laten aansluiten bij de CSRD-vereisten. Daarnaast heeft Hoppenbrouwers sinds mei 2024 een andere organisatiestructuur met vijf business units. Ook de vijf strategische pijlers die overkoepelend zijn aan de business units zijn uiteraard een belangrijk onderdeel van het verslag. Waar jaarverslagen vaak gebaseerd kunnen worden op voorgaande jaren, betekende het in dit geval een aangepaste opzet om alles goed uit te lichten. Ze hadden gehoord over onze ervaring met het structureren, schrijven en begeleiden van jaarverslagen en MVO-rapportages voor diverse klanten, en namen contact met ons op. Een kennismaking volgde. Na een goed overleg om helder te krijgen aan welke ondersteuning behoefte was en wat wij konden bieden, maakten we een voorstel met een duidelijke planning.
Verdieping in organisatie en sector als goede basis
Voor elke opdracht verdiepen we ons in de organisatie. We lezen eerdere verslagen, visiedocumenten en andere relevante stukken om gevoel te krijgen bij de toon en stijl. Ook verdiepen we ons in de branche. Wat speelt er? Wat is van belang? Met die kennis én een frisse blik gaan we aan de slag. We kijken altijd waar eventueel extra aandacht aan besteed mag worden. Want wat voor de organisatie vanzelfsprekend is, kan voor de buitenwereld juist inspirerend zijn. Zeker nu duurzaamheid en de CSRD-rapportage een grotere rol spelen, zien we dat veel organisaties terughoudend zijn. Ze hebben het idee dat er pas iets te rapporteren is, als plannen volledig uitgevoerd zijn. Wij zijn van mening dat ambities, voorbereidingen en hindernissen het verhaal juist sterker maken. Niet om zaken mooier voor te stellen dan ze zijn, maar om eerlijk en transparant te laten zien hoe de organisatie werkt aan de toekomst.
Van concept naar helder en samenhangend verhaal
Het communicatieteam van Hoppenbrouwers had zelf al grondig nagedacht over het verslag en leverde een concept bestuursverslag aan. Een deel van de teksten was afkomstig van verschillende collega’s. Dat zorgde voor variatie in stijl en detailniveau, bijvoorbeeld bij de teksten over de business units. Daarnaast leek de volgorde van de hoofdstukken niet optimaal. We adviseerden een andere structuur en legden die aan de klant voor. Na goedkeuring herschreven we vervolgens de teksten in één heldere toon en zorgden we voor een logische opbouw en samenhang. Het doel was steeds hetzelfde: samen een toegankelijk en goed leesbaar verslag maken.
Betrokkenheid en een scherpe blik
De klant verzorgde zelf de interviews en leverde alle benodigde informatie bij onze tekstschrijver aan. Op basis daarvan bouwden wij het verslag stap voor stap op. We herstructureerden de inhoud, (her)schreven teksten en gaven aan waar nog duiding, verdieping of concrete voorbeelden nodig waren. Tijdens het schrijven zijn we scherp op tegenstrijdigheden en herhaling – bijvoorbeeld projecten die ook vorig jaar al uitgebreid aan bod kwamen – én als eerder aangekondigde initiatieven nu ontbreken. Soms is dat bewust, maar een andere keer niet. We doen geen aannames, maar stellen veel vragen, zodat de verantwoordelijken tijdens de feedbackrondes weloverwogen keuzes kunnen maken over wat er wel of niet in het verslag komt. Met deze kritische en betrokken blik zorgen we dat het verhaal volledig en relevant is.
De puntjes op de i
Het interne team bij de klant dat werkt aan duurzaamheid en CSRD, schreef zelf de Duurzaamheidsverklaring. Dit is het verplichte onderdeel waarin detailinformatie over onderwerpen binnen de diverse ESRS-categorieën General, Environment, Social en Governance gerapporteerd moet worden. Hoewel er ten tijde van het schrijven richtlijnen waren, bleef nog veel onduidelijk. De Duurzaamheidsverklaring die Hoppenbrouwers schreef was helder en to-the-point. Onze redactieslag was op details gericht: taalgebruik, leestekens en consistentie. We gaven Hoppenbrouwers een compliment over de manier waarop zij invulling gegeven hebben aan dit nieuwe onderdeel van de rapportage waarover veel organisaties struikelen.
Leerzaam traject en sterke samenwerking
Ook voor ons bureau was het jaarverslagenseizoen van 2024 heel leerzaam. Samen met de organisaties voor wie we werken proberen we invulling te geven aan de vereisten vanuit de CSRD. Sommige organisaties kiezen ervoor af te wachten nog tot meer duidelijk is, anderen werken er al langere tijd naartoe. Hoppenbrouwers heeft met dit jaarverslag mét Duurzaamheidsverklaring een grote stap gezet naar compliance. En daar hebben wij met plezier aan meegewerkt. Wij kijken terug op een fijne samenwerking waarin wat ons betreft de kernwaarden van Hoppenbrouwers duidelijk aanwezig waren: werkplezier, vakkundigheid, autonomie, verbondenheid en ondernemend. Het resultaat is een leesbaar en transparant verslag dat bij deze organisatie past.