Ambtenaren meenemen in nieuwe schrijfstijl

Opdrachtgever

Gemeente Maassluis

Vraag

Moderniseren van alle standaard uitgaande brieven

Doorlooptijd

Vier maanden

De opdrachtgever

Gemeente Maassluis ontwikkelde zich in de 18de eeuw als een belangrijke vissershaven. Tegenwoordig is Maassluis uitgegroeid tot een moderne stad met bijna 32.000 inwoners, een oud stadshart en een prachtige havenkom.

De vraag

De al te ambtelijke en ouderwetse welkomstbrief aan een nieuwe inwoner was aanleiding voor de organisatie om alle uitgaande brieven eens onder de loep te nemen en ons te vragen die te herschrijven om ze moderner, frisser en lezersvriendelijker te maken.

Onze aanpak

We bekeken de meer dan honderd standaard brieven van verschillende afdelingen en we waren het eens met de opdrachtgever dat die communicatie eigentijdser, vriendelijker en duidelijker kon. We stelden echter voordat wij ze niet allemaal zelf zouden herschrijven, maar dat we groepen ambtenaren mee zouden nemen in de nieuwe schrijfwijze. Allereerst schreven wij een twintigtal brieven in de stijl en structuur die wij adviseren. Omdat de gemeente daar enthousiast van was, hebben we vervolgens een schrijfwijzer ontwikkeld met richtlijnen en voorbeelden uit de eigen brieven zodat elke geïnteresseerde kon zien hoe je concreet anders kunt schrijven in de stijl die de gemeente omarmd heeft. Tenslotte gaven wij schrijftraining in verschillende sessies aan verschillende groepen om met dat materiaal te trainen en ook om samen te praten over hoe goedbedoelde brieven bij de ontvanger kunnen overkomen.

Het resultaat

Alle brieven zijn nu herschreven en bovendien is de hele organisatie zich bewuster geworden van de effecten van verhullend en ambtelijk taalgebruik. Sterker nog: vele ambtenaren hebben er vele meer zin in gekregen om brieven te schrijven en er even goed voor te gaan zitten.